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Rechtssicheres Escrow-Agreement - anwaltliche Hinterlegung


Dokumente als Software

Dank moderner Technik lassen sich auch großformatige Pläne und Zeichnungen einscannen. Auch wichtige Patente sind so leicht extern zu hinterlegen.

Alte untrenehmenswichtige Dokumente sind oft unzureichend gesichert. Die Wiederherstellung wäre oft teuer und in Einzelfällen sogar unmöglich. Hinterlegung schafft Sicherheit.

Gegenstand der Hinterlegung

Selten ist bekannt, wie viele kleine Informationen zum reibungslosten Ablauf im Unternehmen erforderlich sind.

Bei Software-Hinterlegung werden oft viele Elemente erstmalig erfasst und gesichert: Software (inkl.  Quellcode), Handbücher, Konstruktionspläne, Konfigurationszustände, Schlüssel/Passwörter oder Vorlagen.  

Erfassung der Dokumente

Es lassen sich Software und eingescannte Dokumente inzwischen platzsparend hinterlegen.

Hierzu können die erforderlichen Daten schrittweise und systematisch hausintern erfasst werden. Es gibt Dienstleister, die diese Erfassung unterstützen.

Stehen Sicherheits-Interssen im Vordergrund, so ist auf die entsprechende Vertraulichkeit bzw. Geheimhaltung zu achten. 

Sicherung und Hinterlegung zu kontrolieren oder zu veranlassen ist "Chefsache". Dauerhafter Verlust von wichtigen Dokumenten kann eine Haftung begründen. >>> FAQ Hinterlegungs-Vertrag

Hinterlegung als Standard

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat den Standard BSI 100-4 "Notfallmanagement" als Ergänzung zum IT-Grundschutz erstellt.

Bei den darin vorgesehenen Maßnahmen zur Kontinuitätsplanung soll ein entsprechender Plan erstellt werden. 

Eine externe Hinterlegung wesentlicher Dokumente sichert bestimmte Schadens-Szenarien ab.  Vergleichen Sie die nebenstende Sicherheits-Checkliste, ob Sie alle wichtigen Dokumente des Unternehmens gesichert haben.  Insgesamt kann dies in einem BCP systematisch erfasst werden. >>> Business Continuity Plan (BCP)

Sicherheits-Checkliste

Informationen zum reibungslosten Ablauf im Unternehmen erforderlich sind:

Bei Software-Hinterlegung werden oft viele Dokumente erstmalig erfasst und gesichert: 

  • Patente,
  • Verträge
  • Software (inkl.  Quellcode), 
  • Handbücher, 
  • Konstruktionspläne/-zeichnungen, 
  • Konfigurationszustände, 
  • Schlüssel/Passwörter oder 
  • Vorlagen.  

Datenschutz und Dokumenten-Sicherung

Bei der Hinterlegung werden zum Teil auch personenbezogene Daten im Sinne des BDSG erfasst bzw. übergeben. In diesen Fällen sind zusätzlcihe Regelungen zu treffen, die nicht immer geläufig sind. 

Nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) dürfen personenbezogene Daten nur extern gespeichert und verarbeitet werden, wenn ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung vorliegt. Da bei der notwendigen Kontrolle der Datenträger bei Eingang zur Hinterlegung mindestens Sitchprobenweise die Daten geprüft werden, liegt eine externe Bearbeitung vor.

Vor Hinterlegung sind Sie gut beraten, wenn sie prüfen:

  1. Werden auch personenbezogene Daten übergeben und müssen die Vorschriften des Datenschutzes beachtet werden. 
  2. Wird eine ausreichende Absicherung der Auftragsdatenverarbeitung durch die Hinterlegungstelle vorgesehen bzw. vertraglich angeboten.

Die Kanzlei Exner ist im Bereich des IT-Rechts vielfach mit dem Datenschutz befaßt.
>>> Kurzübersicht zum Datenschutz

Kontaktdaten

Rechtsanwalt Siegfried Exner

Knooper Weg 175 
24105 Kiel 

Telefon (Büro): 0431 / 888 67-21
Telefon (Mobil): 0179 / 40 60 450 
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Fr.:  9-12 Uhr

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